Les démarches administratives pour ouvrir une entreprise en Wallonie varient en fonction de la forme juridique choisie et de la nature de l'activité. Il faut donc bien se renseigner sur les démarches qui sont à omettre ou à prioriser en fonction de votre cas. Prendre un comptable et lui poser ces questions reste quelque chose de vivement conseiller pour éviter tout oubli. Voici les démarches importantes à connaitre :

 

Réservation du Nom

Vérifiez la disponibilité du nom de votre entreprise et réservez-le si nécessaire.
Le choix du nom de votre entreprise est une étape fondamentale. Il doit non seulement refléter votre objectif, votre identité et vos valeurs, mais aussi attirer l'attention dans un marché concurrentiel. Optez pour la simplicité et l'originalité, en gardant à l'esprit la disponibilité en ligne et la possibilité de créer une identité visuelle percutante. Votre nom d'entreprise sera bien plus qu'une simple désignation – il sera le point de départ de votre succès commercial.

Pour vérifier si un nom est disponible, allez sur : https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknaamfonetischform.html 

Ce site est en néerlandais, tapez le nom que vous souhaitez dans la première ligne, cochez la case en dessous et lancez la recherche. 

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Rédaction des Statuts

Les statuts d'une entreprise, également appelés "acte constitutif" ou "acte fondateur", sont un ensemble de règles et de dispositions qui définissent les modalités de fonctionnement, la structure juridique, les droits et les obligations des associés ou des actionnaires, ainsi que les principales caractéristiques de l'entreprise. Les statuts constituent le cadre juridique et organisationnel de l'entreprise et sont établis au moment de sa création. Ils varient en fonction du type d'entreprise et de la structure juridique choisie.

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Voici les éléments clés généralement inclus dans les statuts d'une entreprise :

• Dénomination sociale : Le nom officiel de l'entreprise.

• Siège social : L'adresse légale de l'entreprise.

• Objet social : Lab description détaillée de l'activité principale et éventuellement des activités secondaires de l'entreprise.

• Capital social : Le montant du capital investi par les associés ou les actionnaires.

• Répartition des parts ou actions : La façon dont le capital social est divisé entre les différents associés ou actionnaires, ainsi que lesdroits et obligations qui y sont attachés.

• Organisation interne : Les règles relatives à la gouvernance de l'entreprise, y compris les pouvoirs et responsabilités des dirigeants (administrateurs, gérants, etc.) et la manière dont les décisions sont prises.

• Modalités de cession des parts ou actions : Les conditions et les procédures à suivre en cas de cession de parts ou d'actions.

• Durée de la société : La période pendant laquelle l'entreprise sera en activité, souvent indéterminée.

• Clause d'agrément : Une clause qui peut exiger l'approbation préalable des associés ou actionnaires pour l'entrée de nouveaux membres dans la société.

• Clause d'exclusion : Une clause qui énonce les conditions dans lesquelles un associé ou actionnaire peut être exclu de la société.

• Règlement intérieur : Des règles supplémentaires concernant le fonctionnement interne de l'entreprise, si nécessaire.
   

Les statuts sont un document juridiquement contraignant et ils doivent être en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur dans le pays où l'entreprise est enregistrée. Ils servent de référence pour toutes les décisions importantes prises au sein de l'entreprise et pour les relations entre les associés ou actionnaires. En cas de modification des statuts, certaines procédures légales doivent généralement être suivies pour les mettre à jour. De très bons modèles existent sur internet, n'hésitez à consulter avec de vous lancer dans l'écriture des vôtres.

 

Capital Social

Déposez le capital social requis (si applicable) sur un compte bloqué. Déposer un capital social signifie mettre à disposition un montant d'argent ou des biens équivalents en tant que fonds initial pour financer les activités d'une entreprise nouvellement créée. Le dépôt du capital social est une étape importante dans le processus de constitution d'une société et il dépend du type de structure juridique que vous choisissez. 
Déterminez le montant du capital social, préparez des fonds pour financer les opérations initiales de l'entreprise, ouvrez un compte bancaire pour y déposer le capital et les fonds puis quand votre entreprise sera enregistrée, vous pourrez en disposer pour votre entreprise.

 

Déclaration à la BCE

Inscrivez votre entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) pour obtenir un numéro d'entreprise unique. Un numéro d'entreprise est un identifiant unique attribué à une entreprise par les autorités gouvernementales dans le but de la distinguer des autres entreprises et de faciliter les démarches administratives et fiscales. Ce numéro est utilisé pour identifier et suivre légalement les activités de l'entreprise tout au long de son existence.  Pour se faire, prenez rendez-vous dans un guichet d'entreprise comme UCM, Paterna, Securex ou d'autres encore. 
Pour plus de renseignements en fonction de votre cas : https://economie.fgov.be/fr/themes/entreprises/banque-carrefour-des/inscription-la-banque   

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Demandes de Permis

Si votre activité nécessite des permis spécifiques (ex. : alimentation, environnement), vue la pluralité de permis possible en fonction de votre cas, demandez soit à votre comptable, soit à un guichet d'entreprise.

 

Inscription à la TVA

Si vous prévoyez de dépasser un certain seuil de chiffre d'affaires, inscrivez-vous à la TVA. Pour cela, vous devez en faire la demande avant le lancement de votre activité, vous pouvez soit payer un guichet d'entreprise pour qu'il fasse les démarches pour vous soit faire votre demande ici : https://finances.belgium.be/fr/entreprises/tva/declaration/debut-fin-modification-activite 

 

Sécurité Sociale Indépendant

En Belgique, les travailleurs indépendants sont affiliés à une caisse d'assurances sociales, également appelée "caisse sociale". Cette caisse est responsable de la gestion des cotisations sociales et de l'assurance sociale des travailleurs indépendants.  Différentes caisses offrent différents services et avantages, il est donc important de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins et à votre situation. (Acerta, Xerius, Patena, UCM, Liantis...)
N'oubliez pas que les travailleurs indépendants doivent effectuer des déclarations trimestrielles à leur caisse d'assurances sociales pour déclarer leurs revenus et payer leurs cotisations sociales en fonction de leurs revenus réels. Les caisses sociales fournissent également un soutien aux travailleurs indépendants en matière de gestion administrative, fiscale et sociale. Elles peuvent répondre à vos questions et vous aider à naviguer dans les aspects administratifs de votre activité.

 

Compte Bancaire Professionnel

Ouvrez un compte bancaire professionnel au nom de votre entreprise. Pour cela, dirigez vous dans la banque de votrre choix. Attention à bien rassembler les différents documents qui vous seront demandés. 

 

Déclaration de Début d'Activité

La déclaration de début d'activité est une démarche administrative obligatoire que vous devez effectuer lorsque vous commencez à exercer une activité indépendante ou à créer une entreprise. Cette déclaration vise à informer les autorités fiscales et administratives de votre intention de débuter une activité professionnelle, et elle est généralement requise pour vous assurer que vous êtes en règle avec la législation en vigueur.

 

Affiliation à une Mutuelle

En tant qu'indépendant, vous avez besoin d'une couverture sociale pour les soins de santé et les indemnités en cas d'incapacité de travail. Cette couverture est gérée par une mutuelle, qui est une organisation de sécurité sociale en Belgique. Il existe plusieurs mutuelles en belgique : CAAMI, Soidaris, Partenamut, Omnibut, Partena...

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Assurances

Lorsque vous créez une entreprise en Wallonie, il est essentiel de considérer les différentes assurances nécessaires pour protéger votre activité, vos biens et votre responsabilité. Ces assurances sont importantes : Assurance responsabilité civile professionnelle, Assurance incendire et dégâts matériels, Assurance protection juridique, Assurance Hospitalisation, Assurance flotte de véhicule, Assurance indémnités journalières....

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Comptabilité

La comptabilité est un aspect crucial de la gestion d'une entreprise en Wallonie. Elle implique le suivi, l'enregistrement et la gestion de toutes les transactions financières de votre entreprise. Cela inclut le choix de la méthode comptable, la tenue de registres conformes aux lois, l'utilisation de logiciels de comptabilité ou le fait de faire appel à un comptables professionnels (ce qui est très vivement conseillé), la facturation complète avec les informations requises, le suivi des dépenses professionnelles, la soumission régulière de déclarations fiscales comme la TVA et l'IPM/ISOC si nécessaire, la création d'un bilan et d'un compte de résultat pour évaluer la santé financière, et enfin, l'archivage adéquat des documents comptables pour se conformer aux normes d'audit et aux délais d'archivage légaux. Une gestion comptable solide garantit une gestion financière efficace et conforme aux règlementations comptables en vigueur.

 

Employés

Lorsque vous envisagez d'embaucher des employés dans le cadre de votre entreprise en Wallonie, il est essentiel de prendre en compte divers aspects pour assurer une gestion légale et harmonieuse. Cela inclut la rédaction de contrats de travail détaillés, l'affiliation à la sécurité sociale et à la mutuelle pour vos employés, la souscription à l'assurance accidents du travail pour leur protection, la mise en place d'un système de paie conforme aux réglementations, ainsi que le respect des heures de travail et des périodes de congé. Vous devrez également vous familiariser avec les contrats à durée déterminée et indéterminée, déclarer vos employés à l'ONSS et respecter les règles liées au licenciement. Veillez à créer un environnement de travail sécurisé, à encourager la communication ouverte, à offrir des opportunités de formation et de développement, et à maintenir des relations positives avec vos employés pour favoriser une dynamique de travail productive et harmonieuse.

 

Immatriculation des Véhicules

L'immatriculation des véhicules est un aspect crucial lors de la création d'une entreprise en Wallonie, surtout si votre activité implique l'utilisation de véhicules professionnels. Cette démarche implique d'enregistrer les véhicules auprès des autorités compétentes et de les assurer correctement. Vous devrez fournir les documents nécessaires, tels que les certificats de conformité, les preuves d'assurance et les justificatifs d'achat. L'immatriculation assure la légalité de vos véhicules sur les routes, ainsi que la possibilité de les utiliser pour les besoins de votre entreprise. Assurez-vous de vous conformer aux exigences spécifiques en matière de plaques d'immatriculation, de permis de conduire et de documents de bord pour chaque véhicule de votre flotte. Une gestion rigoureuse de l'immatriculation des véhicules garantit la conformité aux lois routières et la sécurité de vos opérations professionnelles.

 

Marques et Brevets

La protection de la propriété intellectuelle à travers les marques et les brevets occupe une place primordiale lors de la création d'une entreprise en Wallonie. En enregistrant vos marques, vous établissez une identité distinctive pour vos produits ou services, renforçant ainsi la reconnaissance de votre entreprise sur le marché. De plus, sécuriser vos innovations via des brevets vous octroie un droit exclusif sur leurs utilisations, empêchant leur copie ou leur utilisation sans autorisation. Le dépôt de demandes d'enregistrement auprès des organismes compétents, comme l'Office de la Propriété Intellectuelle en Belgique, confère une protection légale à vos créations. Cela non seulement renforce la valeur de votre entreprise et stimule l'innovation, mais contribue également à éviter les conflits de propriété intellectuelle à l'avenir. N'oubliez pas que la protection par marques et brevets peut avoir des implications financières, mais elle est essentielle pour préserver vos actifs intellectuels et garantir la croissance durable de votre entreprise.

 

Démarches spécifiques à l'activité

Cette étape revêt une importance cruciale, car chaque secteur peut avoir des exigences et des réglementations particulières à respecter. Les démarches spécifiques à votre activité peuvent inclure l'obtention de licences ou de permis spéciaux, le respect de normes professionnelles ou industrielles, ainsi que d'autres exigences sectorielles. Il est essentiel de mener des recherches approfondies pour comprendre les réglementations qui s'appliquent à votre secteur d'activité, et de s'assurer que toutes les démarches nécessaires sont effectuées conformément aux lois en vigueur. Cela garantit non seulement votre conformité réglementaire, mais également le bon déroulement de vos opérations commerciales dans le respect des normes de votre industrie.

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Spécifiquement pour ces démarches, il est fortement recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable, un avocat ou un conseiller en création d'entreprise pour s'assurer que toutes les étapes sont correctement suivies et conformes à la législation en vigueur.

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Quelques conseils

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Anticipez les Délais

Certaines démarches administratives peuvent prendre du temps. Anticipez les délais pour éviter les retards dans le lancement de votre entreprise. Commencez les procédures dès que possible pour être prêt à temps.

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Familiarisez-vous avec la Législation

Prenez le temps de comprendre les réglementations et lois spécifiques à votre secteur d'activité. Cela vous évitera des erreurs coûteuses et des problèmes légaux à long terme.

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Faites Appel à des Professionnels

N'hésitez pas à solliciter l'aide d'un comptable, d'un avocat ou d'un conseiller d'entreprise pour vous guider dans les démarches administratives. Leur expertise vous aidera à éviter les pièges courants et à prendre des décisions éclairées.

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Centralisez les Informations

Créez un dossier organisé avec toutes les informations, documents et formulaires nécessaires pour les démarches administratives. Cela vous permettra de rester organisé et de ne pas perdre de temps à chercher des informations.

Vérifiez Régulièrement Vos Documents : Assurez-vous que vos documents sont à jour et conformes aux exigences légales en vigueur. Cela inclut vos permis, licences, contrats et autres documents importants.

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Utilisez les Ressources en Ligne

De nombreux organismes gouvernementaux proposent des ressources en ligne pour faciliter les démarches administratives. Consultez les sites web officiels pour télécharger des formulaires, obtenir des informations et suivre les étapes nécessaires.

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Préparez-vous pour la TVA

Si votre entreprise est soumise à la TVA, assurez-vous de comprendre les règles de base et les obligations de déclaration. Un comptable peut vous aider à éviter les erreurs fiscales.

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Gardez une Copie de Tous les Documents

Faites des copies numériques et physiques de tous les documents importants liés à votre entreprise. Cela vous aidera en cas de perte de documents ou de besoins futurs.

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Ne Négligez Pas les Détails

Lisez attentivement tous les formulaires et documents que vous remplissez. Les erreurs de saisie ou les omissions peuvent entraîner des retards ou des problèmes.

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Restez Patient et Persévérant

Les démarches administratives peuvent sembler fastidieuses, mais elles sont inévitables. Restez patient, persévérez et concentrez-vous sur l'objectif final : le lancement réussi de votre entreprise.

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En suivant ces conseils et en restant bien informé, vous pouvez aborder les démarches administratives avec confiance et réduire les risques d'erreurs.

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